CR de l'assemblée générale

Publié le par Sou des écoles de Fleurieu

CR de l'assemblée générale

L'assemblée générale du Sou des Ecoles de Fleurieu s'est tenue le mardi 4 octobre 2016 à la salle des associations.

La réunion se déroulera en 3 parties :

  • L’AG 1h ;
  • Le verre de l’amitié ;
  • L’organisation du loto et vente de cadeau de fin d’année ;

 

Ordre du jour

  • Présentation des bénévoles, des objectifs et du fonctionnement de l’association
  • Bilan financier des activités 2015/2016
  • Projet des enseignants et définition de la participation financière du Sou
  • Renouvellement du bureau
  • Manifestations et mise en place des commissions
  • Moment de convivialité suivi de la réunion Vente de fin d’année et Loto

 

1. Présentation des bénévoles, du fonctionnement et des objectifs du Sou

Chaque membre du bureau s’est présenté (nom & prénom) en indiquant le(s) prénom(s) de son(ses) enfant(s) et sa classe, son arrivée à Fleurieu et au Sou puis sa fonction au sein du bureau.

Présentation des objectifs du Sou des Ecoles :

Récolter des fonds pour mettre à disposition de chacune des enseignantes qui pourra les utiliser selon ses besoins pour le financement des projets pédagogiques de sa classe durant l’année scolaire.

Des subventions spécifiques supplémentaires peuvent être accordées en fonction des recettes et des projets des enseignants.

Le Sou des Ecoles reste d’ailleurs à leur écoute et à leur disposition.

Adhérents :

Demande d’une cotisation de 10€/famille.

En date de l’Assemblée Générale, l’appel à adhésion transmis à tous les parents début septembre a abouti à une réponse favorable de 77 familles sur 98 ce qui correspond à 104 enfants sur 129. 

Le Sou des Ecoles se réunit en principe tous les premiers mardis de chaque mois à 20h30. Tous les parents sont les bienvenus afin de participer aux préparations des manifestations et proposer des idées.

Chaque parent s’investit en fonction de ses disponibilités (la plupart d’entre nous travaille ou ont des activités très prenantes).

Possibilité de suivre l’actualité du Sou sur le blog et de communiquer par mail ou grâce à la boîte aux lettres côté maternelle.


Prochaine réunion du Sou des Ecoles (Salle des associations à côté de la mairie) :

  • Jeudi 03 et Mardi 08 novembre 2016 - 20h30
  • Mardi 06 décembre 2016 - 20h30
  • Mardi 10 janvier 2017 - 20h30
  • Mardi 07 février 2017 - 20h30
  • Mardi 07 mars 2017 - 20h30
  • Mardi 04 avril 2017 - 20h30
  • Mardi 09 mai 2017 - 20h30
  • Mardi 06 juin 2017 - 20h30

 

2. Bilan financier des activités 2015/2016

Le bilan financier 2015/2016 est présenté par Séverine Chichoux, trésorière de l’association.

Voici un récapitulatif des principales manifestations :

MANIFESTATIONS

Recettes

Dépenses

Bénéfices

LOTO

3413 €

-846,25 €

2 566,75 €

Fête de la lumière

548,00 €

-427,67 €

120,33 €

calendriers

1036 €

-374,96 €

661,04  €

CARNAVAL

1200 €

-1411,99 €

-211,99 €

Photo

2023 €

-1626,40 €

396,60 €

VIDE GRENIER

6243 €

-2686,04 €

3556,96 €

KERMESSE

2303,70 €

-1334,36 €

969,34€

Buvette comédie musicale

252,78 €

- 64 €

188,78 €

Sous-total

17019,48 €

-8771,67 €

8247,81 €

maîtresses

1990 €

- 11253,96

- 9113,96 €

Autres

1 920,00  €

 

1 920 €

BILAN 2015/2016

20929,48 €

-20718,08 €

211,40  €

 

L’ensemble de ces recettes est le fruit de l’implication de tous les parents ; le bureau remercie vivement toutes les personnes qui ont contribuées à cette réussite.

Le Sou des Ecoles a ainsi pu financer les opérations suivantes (budget de 9113 € soit 60 €/élève) :

OBJET

Dépenses

Cross / CM2

-258,00 €

Classe de Mme CASSAT

-1 660,45 €

Classe de Mme CARLINI

-1 088,63 €

Classe de Mme BINET

-1 346,11 €

Classe de Mme VINOT

-2 977,50 €

Classe de Mme BUSSON

-1 933,26 €

BILAN 2015/2016

-9113,96 €

Bénéfices comptable 2015/2016 : 211,40 €

 

3. Projets des enseignants et définition de la participation financière du Sou

Afin que l’équipe enseignante puisse anticiper la réalisation de leur projet pédagogique, le Sou des Ecoles a fait part dès le mois de juin 2015 de l’enveloppe financière qui serait allouée à chaque enfant : 60€/élèves.

Budget pour 130 élèves : 60€ x 130 = 7 800 €

Suite au bilan évoqué précédemment, le bureau informe que l’enveloppe ne sera pas réévaluée.

Répartition des bénéfices :

Nous partons du principe que l’ensemble des bénéfices de l’année n-1 constitue les provisions pour l’année n soit 8247

7800 € seront alloués aux enseignantes

447 € pour l’école en dépenses diverses (récompense Cross, ballons….)

En cas de classe découverte et intervenant sur de longue période le Sou des Ecoles peut prévoir une manifestation spécifique ou trouver un budget spécifique.

Depuis 2 ans nous ne donnons plus d'enveloppe par classe mais un forfait par élèves.

Voir répartition des cars au prorata du nombre d'élèves.

Le bureau rappel être à l’écoute des besoins des enseignants et disponible pour tout soutient.

La parole est donnée aux enseignantes présentes :

  • Mme Carlini Christine:
  • Mme Cassat : Merci au SDE de nous permettre de bénéficier d’une enveloppe budgétaire.
  • Mme Binet Nathalie : inscription classe cinéma, …
  • Mme Vinot Christelle : projet classe de natation CE1/CE2 à Vaujany, exercices en anglais : échanges avec des personnes en Inde, Allemagne,..

Projets communs :

  • Election des délégués de classe. Après concertation, ils choisiront des jeux pour la cour,
  • Projet de Cross de l’Ecole qui se déroulera le mercredi 19 octobre à 9h00. Pas de parents car dans la cour de l’école.
  • Besoin de financer une coupe pour l’école et une médaille par participant (fait).

Pour le 8 décembre : achat de lumignons plus conséquents que les pots en verre, comme cela avait été fait l’an dernier (3 lumignons pour 10 €)? autre : … lumignons….

Beaucoup de sollicitations des parents à cette période. Donc idée de faire des cadeaux et de les vendre plus tard et des lumignons en pot de yaourts pour le 8 décembre gratuits => OK

 

4. Renouvellement du bureau

Remerciement à l'ensemble du bureau pour l'année accomplie fait par Franck.

Parmi les membres du bureau actuel, la vice secrétaire Sabine Michot et la vice Présidente Nga Pham souhaitent se retirer tout en restant membres actifs.

Remerciements à Sabine et Nga

La parole est donnée à l’ensemble des participants pour se porter candidat à l’élection.

Le bureau du Sou des Ecoles - année 2015/2016 :

  • Président : Franck SEBBAN => reste
  • Vice-présidente : Nga Pham => sort.
  • Vice-président : Anne BRAILLON => reste
  • Secrétaire : Anne-Laure => reste
  • Vice-secrétaire : Sabine MICHOT => sort
  • Trésorière : Séverine CHICHOUX => reste
  • Vice-Trésorier : Damien TISSERAND => reste

 

Tiphany Tête, Stéphanie Montillet souhaitent rejoindre le bureau.

Nous allons donc procéder au vote du bureau du Sou des Ecoles - année 2016/2017   :

  • Président : Franck SEBBAN
  • Vice-présidente : Stéphanie MONTILLET
  • Vice-président : Anne BRAILLON
  • Secrétaire : Anne-Laure
  • Vice-secrétaire : Tiphany TÊTE
  • Trésorière : Séverine CHICHOUX
  • Vice-Trésorier : Damien TISSERAND

Vote recueilli à l’unanimité.

 

5. Manifestations et mise en place des commissions

Afin de répartir la charge de préparation et d’éviter de tout préparer en une soirée, on essaye de mettre en place des commissions par manifestation.

Le principe est de former un petit groupe de 3 ou 4 parents dont 1 qui connaît bien les habitudes. Chaque commission s’organise, se réunit et avance à son rythme. Les autres membres et bénévoles sont présents le jour de la manifestation pour mettre en place et aider. Il suffit d’essayer …

Les membres présents lors de la première réunion ont choisi de composer 6/7 commissions pour organiser les manifestations :

Proposer aux autres membres non présents de rejoindre une commission.

  • Commission LOTO – Dimanche 13 novembre 2016 :

    • TOUS => Franck

  • Commission Kdo de fin d’année,…..

    • Annelaure, Anne, Anne-Laure => pilote : Anne

  • Commission CARNAVAL - Samedi 18 mars 2017 : OK

Nga, Annelaure, Damien => cf périscool => pilote : Damien

  • Commission VIDE-GRENIERSDimanche 21 mai 2017 : OK (avec exposition de l’ALF ?).

    • Bonaventure, Franck, Séverine, Tiphany => pilote : Franck

  • Commission KERMESSEVendredi 30 juin 2017

    • Stéphanie, Sabine, Séverine. => pilote : Séverine

  • Commission Cinéma et réflexion sortie / pique-nique / Feu de la Saint Jean:

    • Anouk, Nicolas => pilote : Anouk

  • Commission photos de classe, …

    • Nga, Anne-Laure => pilote : Anne-Laure

  • Commission tournoi de pétanque, soirée sans enfants ou autre …..

    • Réflexion de tous et on verra la prochaine fois

Décision : les commissions échanges avant les réunions, fixent les grands principes. Ils seront proposés par le pilote au bureau et soumis à décision lors des réunions ou par mail.

  • Pour info, le loto de l'année prochaine est prévu le Dimanche 19 novembre 2017

 

6. Moment de convivialité

Cette assemble générale s’est clôturée par un remerciement de tous les parents présents autour d’un verre de l’amitié.

 

7. Cadeau de fin d'année

Le Sou des écoles propose quasiment tous les ans une vente de cadeaux en fin d'année pour Noël. Il s'agit souvent d’objets personnalisés par les enfants.

Idées : set de table , mugs, serviettes microfibres, mémo, sacs à dos, sac à pain, …

Doodle : mugs, torchons, sac à pain, plateau. => 2 choix par personne : une « X » ou « peut-être » => Anne

Historique :

  • 2015/2016 - calendrier des anniversaires

    • 148 calendriers vendus et bénéfices : 661€

  • 2014/2015 – Sac cabas "Fashion" avec dessins des enfants

    • 182 Sacs cabas vendus (chocolat/printemps/love) et bénéfices : 486,10 €

  • 2013/2014– Tablier enfants et Adultes avec dessins des enfants

    • Vendus : 127 tabliers adultes et 60 tabliers enfants et bénéfices : 549,70€

  • 2012/2013 : Calendriers

    • 118 calendriers ont été vendus et bénéfice est de 520 €                    

  • 2011/2012 : Sac Cabas avec dessins des enfants

    • 153 sacs cabas vendus et bénéfices : 383 €

 

8. LOTO du Dimanche 13 novembre 2016 (après-midi)

Les lots à gagner proviennent de 3 circuits :

  • Les commerçants / Artisans : surtout Fleurieu et Neuville
  • Des parcs d'attraction et musées : via des courriers envoyés
  • Des gros lots : achetés par le Sou des Ecoles

Organisation générale :

8.1. Tournée des commerçants :

Listing à tenir à jour

Un courrier type existe pour ainsi qu'une attestation de reçu de don.

8.2. Parcs d'attraction et musées :

Durant l'été, il faut mettre à jour notre listing de parcs d'attraction, musées et autres idées de sorties. Envoi par publipostage des demandes. Retours à enregistrer dans un listing.

8.3. Gros lots

Le but est de décider des gros lots dès début octobre pour lancer la communication et afficher les gros lots à gagner.

Le budget est d'environ 600 à 700€ à répartir en plusieurs lots : gros lots, moyens, petits…

Le loto se fera en 5 parties.

Voici un historique des lots :

  • 2015 : XX€
  • Ordinateur tablette
  • Palmier : offert par la Jardinerie Nature & loisirs
  • Nuit insolite, cabane dans les arbres
  • Carte cadeau décathlon 100 €
  • Plancha + polo de rugby

 

  •  : 716€
  • Caméra Go pro Héro 3+: 284€
  • Tablette Galaxy Tab 10" : 230€
  • Palmier : offert par la Jardinerie Nature & loisirs
  • Dîner croisière Hermès pour 2: 102€
  • Carte cadeau décathlon : 100€

 

  • 2016 : 600 – 650 €
  • TV environ 250 €
  • Bon décathlon ou enseignes diverses 100 €
  • Palmier 0 €
  • Nintendo DS 150 € 
  • Diner croisière Hermès environ100 €

8.4. Vente des cartons de LOTO : Prix : 2,50€ / carton

8.5. Affichage

  • Affiche A3 : Faire une en précisant date, lieu et gros lots.
  • Tract en A4 et A5 : généralement on reprend l'affiche en modèle réduit
  • Bâches publicitaires aux rond point de Tourneyrand, Montanay…
  • Bornes : Nous disposons de 8 à 10 bornes en bois.
  • Ecole : Faire distribuer le tract A5 et un courrier demandant de l'aide aux parents
  • Communiquer avec la journaliste du progrès pour qu'elle parle de notre LOTO et des lots à gagner.

8.6. Organisation : Baby sitter

8.7. Crépières et courses ,pains pour Hot dog

8.8. dates :

  • Réunion du bureau : jeudi 03 /11/16. Dépôt des lots soit à la réunion, soit à la mairie.
  • Dispatch des lots : mardi 08/11/16
  • Installation de la salle + crèpes (environ 200) : samedi 12/11/16
  • Repas interne bureau élargi du sou le 12/11/16
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