Compte rendu de la réunion du 03/12/2013

COMPTE-RENDU DE LA REUNION DU MARDI 3 DECEMBRE

 

Membres du bureau présents :

Nicolas Chassing,  Vanessa Loisy, Adèle Roman

Parents présents :

Véronique Nieddu, Edouard Chabod, Nathalie De Peron Facilli

 

 

Ordre du jour :

-        Atelier lampion (préparer les tiges en métal) et tabliers (à mettre dans les sacs, reliés par du bolduc avec nom de famille et quantité)

-        Bilan cadeau de fin d’année : Les tabliers

-        Bilan du Loto

-        Animation du 8 décembre

-        Goûter de Noël du 16 décembre

-        Carnaval du 29 mars

 

1.   Bilan cadeau de fin d’année : Les tabliers

-        Voir pour préparer une fiche – mise ne place des cadeaux de fin d’année

-        Ventes : 58 tabliers enfants + 123 tabliers adultes (achats supplémentaires : 4 adultes et 2 enfants) mais 61 tabliers enfants reçus au lieu de 60

-        Reste donc 1 tablier adulte et 3 enfants

-        Tabliers adultes : 127 achetés à 4,90/ vendus 8 euros

-        Tabliers enfants : 60 achetés à 4,40/ vendus 7 euros soit 1414 euros de recettes pour 886,30 de dépenses

-        Bénéfices : 527,70 euros – finalement 549,70€

-        Bonne organisation cette année, il faudrait cependant prévoir une fiche conseil pour les maitresses sur la base de celle fournie par Initiatives mais en rajoutant : le prénom en majuscule (certain prénoms écrits trop petit en attaché), dessins trop chargés qui ressortent mal.

-        Parents retardataires dans leur commande : Maman de Romain en CM2 ?( Voir avec Nathalie C) qui souhaitait 2 tabliers Adultes + Véronique Moutard 1 tablier adulte

 

Remarques Nathalie :

Points à améliorer pour les tabliers:
-Demander aux maîtresses que les enfants ne représentent qu'un seul dessin sur leur carton et qu'ils inscrivent leurs prénoms en lettres majuscules pour qu'ils soient lisibles,
-A la réception des cartons auprès de chaque maîtresse: compter les dessins et s'assurer du nombre d'élèves de la classe pour être sûr qu'il n'en manque pas, vérifier que les dessins ont bien été réalisés avec le feutre noir du Kit,
-Nous avions la possibilité de passer les commandes auprès des parents avant même que les enfants ne dessinent et aurions pu ainsi gagner du temps. Connaissant le nombre d'enfants, il est facile de fixer les prix des tabliers avant de connaître le nombre de commande.
-Envoi du Kit et des tabliers à l'adresse de l'école?
-Les couleurs marron ou violet auraient été jolies également pour ce modèle écru.

Points à bien établir au départ pour les tabliers ou même type d'article:
-le rétroplanning : pour être livré suffisamment à l'avance, avant les vacances.
-nous avons pu bénéficier des frais de port gratuits: ça ne coûte rien de demander avant de commander si une telle offre est envisagée ou non par le fournisseur (on ne sait jamais!)
 

 

 

2. Bilan du Loto

-        Finance :

o   2 712 € de bénéfices

o   Une très bonne vente des cartons 1 226 pour 3 045€, légèrement en dessous de 2012 (1 289) mais bien mieux que 2011 (842) et 2012 (999) – Pas besoin de racheter de cartons, on a du stock (rose pas utilisé et bleu non plus)

o   Dépenses stables 1 100€ contre 1 120€ en 2012 et 1 055€ en 2011. Cependant investissement dans une bâche, des cartons et des jetons.

o   Buvette moins fréquentées

§  60 Hot-Dog : parfait + 1 ketchup, 1 mayonnaise et 1 moutarde (prévoir une casserole d’eau chaude). Repenser au type de baguettes

§  230 Crêpes + 4 pots de Nutella, 1 sucre glace, 200 serviettes, 300 assiettes cartons

4 plaques, je dirais la moitié vendu à prix réduit

§  Cannettes : 23 bières, 22 coca, 17 coca 0, 31 ice tea, 15 oasis, 31 eau 33cl

§  Bonbons : 45 paquets de banane, , 17 paquets de tagada, 30 paquets de frites piquantes, 58 paquets de dragibus,

§  Divers : 3 paquet de café, 6 kitkat, 1 boîte de malteser, 24 sachets de m&m’s

o   Retours positifs :

§  La garderie

§  1 partie de moins

 

-        Tournée des Commerçants :

o   Problème zone Guimet

o   De nouvelles mamans ont participé. L’année prochaine repartir du listing pour organiser la tournée. 1 fichier centralisé et envoyé à chacun sa liste.

o   Commencer tôt le démarchage

o   Enveloppe : problème de date sur quelques coupons. Faire attention l’année prochaine

o   Fichier de la constitution des enveloppes créé par Adèle a réutilisé.

o   Prévoir avant la récompense des enfants pour ne pas avoir à le faire après la constitution des enveloppes

 

 

-        Organisation le mardi, samedi et le dimanche :

o   Très bonne organisation le samedi et le dimanche… merci les filles. Le tableau mis à l’école a bien été rempli. La présence d’Adèle à l’école, les sollicitations auprès des parents ont porté leurs fruits.

o   Chacun savait ce qu’il avait à faire et sur combien de temps.

o   Pour les Ex-aequo : uniquement une bouteille en ligne 1 et 2 et meilleurs dotations pour les gros lots 

o   100 sous-mains et 100 règlements doivent suffire

 

 

-        Agencement et babysitting :

o   Ouverture du Hall très agréable pour le public et pour le bar. Il faut cependant faire attention aux personnes qui lèvent la main dans cette zone. (Se mettre sur l’escalier pour avoir une vue d’ensemble de la salle, ne pas oublier de regarder ceux qui sont dans le hall)

o   2 personnes pour le babysitting (28€ x 2)

o   Personne sur les marches, plus aéré, bien

o   Remarque : Pascal L. a été cité 18 fois (disproportionné / aux gros donateurs comme jardinerie, Christian Page : peut heurter certaines personnes). Etre vigilant dans nos annonces de donateurs l’année prochaine

o   Lorsqu’on récupère des bons chez les commerçants, pensez à demander la valeur

 

Remarques Nathalie (mail) :

-comme tout le monde je trouve qu'il faut maintenir 5 parties (suffisamment long et possibilité de rentrer plus tôt),
-comme tout le monde je trouve que l'espace "enfants" était une bonne idée, pour ma part Maëlys y a passé presque tout son temps,
-pour le démarchage des commerces: on aurait pu déposer des tracts auprès des commerçants dès la première tournée ou la seconde lors des retraits et demander du coup la possibilité d'un affichage aussi,

 

3. Animation du 8 décembre

 

-        Stand vente de lumignons le 06/12 entre 16h et 17h

o   Aude MICHOT (voir Mme VINOT) Adèle va envoyer un mail pour vérifier.

o   Dorothée GALLET (Sabine lui donnera la caisse)

o   Véronique (sortira les tables voir avec Joëlle)

 

-        Course :

o   Clémentines, 6 quatre-quarts, lait 12l, 1 kg chocolat, briquets (Vanessa)

o   Tables et ustensiles : Comité des Fêtes

o   Nous : gobelets, serviettes

 

-        Stand vente de lumignons le 08/12 entre 18h et 20h (qui + caisse + ..)

-        prévoir affichette(Adèle) impression Vanessa

o   Bertille CALOONE,

o   Véronique Moutard jusqu’à 19h

 

-        Préparation des lampions + Sécurisation du défilé (Gilets jaunes + personnes en amont et aval) :

o   Demander de l’aide sur place aux parents

o   X

o   X

o   X

 

-        Lanternes Volantes :

o   Denis

o   Raphaël

o   Christian P.

 

 

Installation des associations devant l’école à partir de 17h30. Un éclairage supplémentaire devrait être mis en place car manque de lumière pour servir il y a 2 ans.

Ouverture de 18 à 20h

Comité des fêtes : vin chaud + soupe

ALF : massepain + boissons fraiches

Chasseurs : châtaignes grillées

Cantine : tartiflette

Sou des écoles : chocolat chaud, quatre-quarts, clémentines (le comité des fêtes fournit réchaud/casserole, louche, cuillère).

Comité de jumelage : peut-être de la bière

 

 

J'ai croisé Dorothée et Cédric à la fin de la vente des lumignons à l'école. 

Ils ont vendu environ 2/3 des lumignons (il en reste une trentaine). 

Après en avoir discuté avec Mme Vinot, ils se proposent de tenir un stand de vente des lumignons restants demain midi à l'occasion de l'animation Moules-frites à l'espace Fleurieu. 

 

Dorothée a donc gardé la caisse, les lumignons et les affichettes pour le "stand". Merci d'avance !!!

 

Comme, il n'y aura, à priori, pas besoin de mettre un stand le soir du 8 décembre pour vendre les lumignons, prévenez bien Véronique Moutard et Bertille Caloone et essayez de les embaucher pour les lanternes volantes ;-)

 

Bonne soirée à tous, 

Adèle

 

 

Les maîtresses ont vendu 98 lumignons à 0,50€ et ont donc récolté 49€ (PS/MS = 11€, GS/CP = 15, CP/CE1 = 12€, CE2/CM1 = 11€).
Les parents ont vendu 138 lumignons à 2€ les 3 et ont donc récolté 92€.
236 lumignons ont été vendus pour un bénéfice de 141€.


Qui se charge d’informer les maîtresses ?
Un grand merci à Dorothée, Aurélie, Véronique et Véronique qui se sont chargées de la vente.

 

Nous avons dépensé 10,02€ pour l’achat de bougies et le reste du matériel (peinture, tissu, paillettes…) était déjà présent sur l’école.

Cela reste une belle opération :-)

4. Goûter de Noël du 16 décembre

 

- Le comité des fêtes offre le spectacle de noël (Théâtre des mots) qui aura lieu le 16 décembre à 10h pour les  maternelles et à 13h45 pour les classes élémentaires. Besoin de parents à 15h pour le goûter. Vanessa, Nathalie, Véronique se proposent d’aider.

- Photos avec le Père Noël

 

 

5. Carnaval du 29 mars

 

-       Roule-note 850 euros 4 musiciens avec roulotte à bras

-       Batucada Bandana 600euros  http://www.batucadabandana.com/

-       Batucada Gang ouf 450 euros http://www.batucada-gangouf.com/

-       Le professeur de chorale de Muriel va faire jouer ses contacts pour essayer de trouver une animation. Nous attendons de ces nouvelles pour prendre une décision avant les vacances de Noël.

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