CR de l'Assemblée Générale
Ordre du Jour : Assemblée Générale du 3 octobre 2017
- Présentation des bénévoles, des objectifs et du fonctionnement de l’association
- Bilan moral et financier de l'année 2016-2017
- Détermination du budget à allouer aux classes pour l’année 2017-2018
- Élection du bureau
- Manifestations et commissions
- Verre de l’amitié
- Réunion mensuelle :
- Organisation du loto
- Cadeau de fin d’année
Liste des présents : cf Feuille des présents jointe en annexe
L’équipe de bénévoles. Le bureau 2016-2017 était composé de 7 membres :
• Franck SEBBAN (Président)
• Anne BRAILLON (Vice présidente)
• Stéphanie MONTILLET (Vice présidente)
• Anne-Laure (Secrétaire)
• Tiphany TETE (Vice Secrétaire)
• Séverine CHICHOUX (Trésorière)
• Damien TISSERAND (Vice trésorier)
Le bureau était également assisté :
- D’une équipe de membres actifs, participant régulièrement aux réunions et
aidant à l’organisation des manifestations.
- De parents apportant leur aide ponctuelle le jour des manifestations
Le Sou des Ecoles se réunit en principe tous les premiers mardis de chaque mois à 20h30. Tous les parents sont les bienvenus afin de participer aux préparations des manifestations et
proposer des idées. Chaque parent s’investit en fonction de ses disponibilités et à la hauteur de son envie, en ayant une activité professionnelle ou non.
Les objectifs du Sou des Ecoles
L’objectif de l’association est de récolter des fonds pour financer tout au long de l’année
scolaire des projets pédagogiques, du matériel éducatif ou des sorties, dans chacune des 5
classes de l’école de Fleurieu Sur Saône. Des subventions spécifiques supplémentaires peuvent être accordées en fonction des recettes et des projets des enseignants.
Adhérents
L’adhésion au Sou des Ecoles requiert une cotisation de 10€/famille.
En date de l’Assemblée Générale, l’appel à adhésion transmis à tous les parents début
septembre a abouti à la souscription de 62 familles sur 88, ce qui correspond à 89 enfants sur
122. Les adhésions sont en baisse de 10 points par rapport aux années précédentes. Des relances doivent être engagées.
Prochaine réunion du Sou des Ecoles (Salle du Champ Blanc à l’arrière de l’Espace Fleurieu) :
- Jeudi 07 septembre 2017- 20h30
- Mardi 03 octobre 2017- 20h30 – AG
- Mardi 07 novembre 2017 - 20h30
- Mardi 05 décembre 2017 - 20h30
- Mardi 9 janvier 2018 - 20h30
- Mardi 06 février 2018 - 20h30
- Mardi 06 mars 2018 - 20h30
- Mardi 03 avril 2018 - 20h30
- Jeudi 03 mai 2018 - 20h30
- Mardi 05 juin 2017 - 20h30
Le Sou des Ecoles de Fleurieu a organisé des manifestations et ventes d’objets à but lucratif
au cours de l’année 2016-2017, notamment le LOTO, le VIDE-GRENIERS, la vente de Mugs et
la vente des photos de classes.
Au-delà de ces évènements qui rapportent des bénéfices importants, Le Sou des Ecoles a
également à coeur de s’investir dans l’organisation d’évènements à but non lucratif,
permettant d’animer le village et/ou, l’école, et de générer des moments de convivialité
entre parents, enfants et enseignants. C’est le cas notamment :
- Du 8 décembre
- Du carnaval
- De la Kermesse de fin d’année
- Du cinéma plein air
Bilan des Manifestations et Autres recettes. Bilan du financement des projets Ecole et Autres dépenses. Rappel des décisions de l’AG de 2016 :
- Redistribution pour l’année 2016-2017 de l’ensemble des bénéfices récoltés lors des
manifestations 2015-2016 (hors cotisations et subventions), soit 8247 €, selon la répartition
suivante :
- 60€ / élève, soit 7800 € pour le financement des projets de classe
- 447 € pour l’école en dépenses diverses (récompense Cross, ballons….)
- En cas de classe de découverte, ou de projet exceptionnel, l’AG avait convenu de trouver
un budget spécifique.
Synthèse des dépenses effectivement réalisées sur l’exercice 2016-2017 :
Soit un bénéfice global sur l’exercice 2016-2017 de 1887.70 €
OBJET Recettes Dépenses Bénéfices
LOTO 4 589,50 € -1 147,91 € 3 441,59 €
Fête de la lumière + production maitresses 977,00 € -654,53 € 322,47 €
Mugs 2016 1 407,00 € -765,50 € 641,50 €
CARNAVAL 964,70 € -1 010,94 € -46,24 €
Photos 2 275,00 € -2 053,00 € 222,00 €
VIDE GRENIER 7 084,36 € -1 923,49 € 5 160,87 €
Plantes pour le spectacle + Gouter Cinema Plein Air -57,47 € -57,47 €
KERMESSE 2 158,22 € -2 061,20 € 97,02 €
Sous-total Bilan Manifestations 19 455,78 € -9 674,04 € 9 781,74 €
Cotisation 850,00 € 850,00 €
Subvention Mairie 900,00 € 900,00 €
Sous-total Autres Recettes 1 750,00 € - 1 750,00 €
TOTAL BENEFICES 2016-2017 21 205,78 -9 674,04 € 11 531,74 €
OBJET Recettes Dépenses Bénéfices
Fourniture demandé par conseil des Enfants -543,15 € -543,15 €
Cross récompenses -150,00 € -150,00 €
Mme CASSAT -1 280,58 € -1 280,58 €
Mme CARLINI -1 462,97 € -1 462,97 €
Mme BINET -1 180,29 € -1 180,29 €
Mme VINOT 5 483 € -6 809,43 € -1 326,43 €
Mme BUSSON -1 882,27 € -1 882,27 €
Cadeau fin d'année CM2 -144,00 € -144,00 €
Participation exceptionnelle classe de Natation Mme Vinot -1 000,00 € -1 000,00 €
Sous-total Financement Ecole 5 483 € -14 452,69 € -8 969,69 €
Poste + Feuille -19,60 € -19,60 €
Réunion -43,81 € -43,81 €
Rentrée des classes (pot d'accueil) -49,82 € -49,82 €
Pharmacie -8,32 € -8,32 €
Cartouche d'imprimante -94,00 € -94,00 €
Assurance -111,00 € -111,00 €
Consultation compte sur Internet -36,00 € -36,00 €
Achat Baches sponsorisé l'an dernier -311,80 € -311,80 €
Sous-total Autres Dépenses 0 € -674,35 € -674,35 €
FINANCEMENT PROJETS 2016-2017 - -15 127,04 € -9 644,04 €
Pour la classe de Mme Vinot, le bilan financier inclut les recettes et dépenses liées à la classe
de natation, à savoir :
Pour les recettes :
- la vente de pizzas pour le financement de la classe de natation
- la subvention exceptionnelle de la mairie pour la classe de natation
- la subvention exceptionnelle du Sou pour la classe de natation
- la participation des parents pour la classe de natation
Pour les dépenses :
- le règlement du séjour
- le transport
Mme Vinot a fait part de sa volonté de reconduire la classe de natation à Vaujany sur cette
nouvelle année scolaire. Mme Busson a fait part de sa volonté d’organiser une classe de ski en février 2018. La mairie a fait part de son intention, auprès des enseignantes, de reconduire le budget exceptionnel alloué en 2016-2017 pour la classe de natation, soit environ 1800-1900 Euros, à répartir entre les 2 classes qui partiraient en classes transplantées.
Il a été décidé de redistribuer pour 2017-2018 l’ensemble des bénéfices (manifestations et autres recettes) de 2016-2017, à savoir 11 531 €, selon la répartition suivante :
- 60€/ élève, soit 7320 € pour 122 élèves pour le financement des projets de classe
- 4 211 € pour le financement des projets exceptionnels à répartir entre la classe de
natation, la casse de ski et tout autre projet exceptionnel souhaité par les autres classes
(non exprimé à date).
Le bureau rappel être à l’écoute des besoins des enseignantes et être prêt à financer
d’autres projets exceptionnels si le besoin en était exprimé.
La parole est donnée aux enseignantes présentes : Les enseignantes ont vivement remercié le Sou des Ecoles pour le soutien apporté à leurs projets.
Les 2 enseignantes présentes ont fait part de leurs principaux projets sur l’année :
✓ Mme Binet : inscription à école et cinéma
✓ Mme Vinot : projet classe de natation CE2-CM1 à Vaujany en novembre 2017
Projets communs d’école :
- Election des délégués de classe
- Intervenant Kapla
- Cross de l’école qui se déroulera le mercredi 18 octobre
Les médailles ont déjà été achetées et sont disponibles auprès de Mme Montillet.
Le président Franck Sebban remercie l'ensemble du bureau et les membres actifs pour
l'année accomplie mais annonce se retirer du bureau, n’ayant plus d’enfants scolarisés à
Fleurieu. L’ensemble des participants remercie Franck pour ces 2 années de présidence.
Candidats à l’élection :
- Les membres du bureau 2016-2017 souhaitant se représenter :
- Tiphany Tête
- Stéphanie Montillet
- Anne-Laure
- Séverine Chichoux
- Anne Braillon
- Damien Tisserand
Les participants souhaitant intégrer le bureau :
- Rachel Caron
- Anouk Bemelmans
- Nicolas Perrier
Les 9 candidats sont élus à l’unanimité, selon la répartition des postes ci-dessous :
➢ Présidente : Anne BRAILLON
➢ Co-Présidente : Séverine CHICHOUX
➢ Vice-présidente : Tiphany TÊTE
➢ Trésorière : Stéphanie MONTILLET
➢ Vice-Trésorier : Damien TISSERAND
➢ Vice-Trésorier : Nicolas PERRIER
➢ Secrétaire : Anne-Laure
➢ Vice-secrétaire : Anouk BEMELMANS
➢ Vice-secrétaire : Rachel CARON
Principe des commissions :
Afin de répartir la charge de préparation et de rendre les réunions mensuelles plus efficaces,
il a été décidé de créer des commissions de 3-4 personnes pour chaque évènement avec un
pilote le plus souvent nommé parmi les membres du bureau ou les membres actifs. Chaque commission s’organise, se réunit et avance à son rythme. Elle fixe les grands principes orientations et les soumet à décision lors des réunions mensuelles ou par mail.
Les autres membres et bénévoles sont présents le jour de la manifestation pour mettre en
place et aider.
Les membres présents lors de la première réunion le 7 septembre ont choisi de composer
9 commissions pour organiser les manifestations.
Répartition des commissions :
Animation des réunions mensuelles
Lors de la réunion de pré-rentrée le 1er septembre, il a également été décidé une
préparation et animation tournante des réunions mensuelles, toujours dans le but de répartir
la charge.
o Septembre : Tiphanie
o Oct - AG : Franck
o Novembre : Stéphanie
o Décembre : Séverine
o Janvier : Nicolas C.
o Février : Damien
o Mars : Anne
o Avril : Anne-Laure
Cette assemble générale s’est clôturée par un remerciement de tous les parents présents
autour d’un verre de l’amitié.
Le Sou des écoles propose quasiment tous les ans une vente de cadeaux en fin d'année
pour Noël. Il s'agit souvent d’objets personnalisés par les enfants.
La commission « Cadeaux de fin d’année » propose les choix ci-dessous, par ordre de
rentabilité :
1. set de table avec 1 dessin maternelle et 1 dessin primaire
2. Sac en coton
3. Gobelets
4. Tablier
5. sac à dos
Choix retenu : le set de table qui sera mis en vente au prix de 5 €.
La commission se charge de faire passer aux enseignantes les kits pour les dessins et préparer
les courriers à l’attention des enseignantes et les bons de commande pour les parents.
Les lots à gagner proviennent de 3 circuits :
➢ Les commerçants / Artisans : surtout Fleurieu, Neuville et Fontaines
➢ Des parcs d'attraction et musées : via des courriers envoyés en publipostage
➢ Des gros lots : achetés par le Sou des Ecoles
Organisation générale :
- Tournée des commerçants :
A démarré sur Neuville et Fontaines.
Rappel : les bons d’achats, bons de réduction, entrées (etc…) sont à donner au fil de l’eau à
Anne pour compiler le listing afin de faciliter la réalisation des enveloppes.
- Démarchage courrier
Courriers envoyés début septembre.
- Choix et achat des Gros lots
Le budget classique affecté à l’achat des gros lots est environ 600-700 €
Lots retenus, et nom du responsable en charge de l’achat :
1) Tablette (~250 €) => Damien
2) Palmier (offert par la jardinerie ?) => Franck
3) Nuit insolite (~175 €) => Anne
4) Overboard (~150 €) => Damien
5) 2 repas au restaurant Guy Lassausaie (~150 €) => Nicolas P.
- Vente des cartons de LOTO :
- Prix : 2,50€ / carton
- Les cartons sont tamponnés
- Pré-vente par les élèves de CE2 / CM1 / CM2 :
- Les cartons seront distribués le 11/10
- Courrier à l’attention des parents préparé à imprimer
- Récupération de la pré-vente : 8/11
- Communication
- Affiche A3 : Annelaure
- Tract en A4 et A5 : Annelaure
- Le tract A5 et un courrier demandant de l'aide aux parents seront distribués via les cahiers : Tiphany
- Bâches publicitaires et bornes : Nicolas C + Bertrand + Damien + Franck + Nicolas P +Bonav ? ou Arnaud ?
- Communiquer avec la journaliste du progrès pour qu'elle parle de notre LOTO et deslots à gagner => qui ?
- Dates à retenir :
- Réunion du bureau : mardi 7/11 => Dépôt des lots soit à la réunion, soit à la mairie.
- Dispatch des lots : jeudi 16/11
- Installation de la salle + crèpes (environ 200) : samedi 18/11/16
- Divers :
- Baby sitter : à décider lors de la prochaine réunion
- Crépières et courses, pains pour Hot dog